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Der Businessplan
12. Mai 2017
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Der Weg zu deinem eigenen Controlling

Der Weg zu deinem eigenen Controlling


Was versteht man unter Controlling und warum du es für dein Unternehmen brauchst? Controller sind doch diejenigen, die dich in der U-Bahn nach deinem Fahrschein fragen? Oder so ähnlich. Also jemand der etwas kontrolliert. Das ist so nicht ganz richtig. Controlling wird oft falsch übersetzt. Richtig übersetzt bedeutet Controlling „Steuern“.
Controlling hat leider einen schlechten Ruf. Oftmals werden vom Controlling gnadenlose Kosten- und Personaleinsparungen ohne Rücksicht umgesetzt. Zugegeben, das trifft in vielen Unternehmen auch zu. Meistens findet man das in größeren Unternehmen. Dahinter steckt natürlich auch viel Firmenpolitik. Der eigentliche Sinn eines guten und aussagefähigen Controllings geht dadurch leider verloren. Ein gutes Controlling bringt deinem Unternehmen viele Vorteile. Es hilft dir dein Unternehmen besser zu verstehen und frühzeitig auf Chancen und Risiken reagieren zu können.
Und wie funktioniert das? Im ersten Schritt solltest du dein Unternehmen im Detail kennen und verstehen. Das funktioniert nur über die nackten Zahlen. Du musst also zu aller erst Transparenz schaffen. Schaue dir hierzu alle Daten an, die es in deinem Unternehmen gibt. Am wichtigsten sind die Finanzdaten.


In vier Stufen zu einem guten Controlling


Wir haben bei SIMPLE Controlling ein Vier Stufen Programm entwickelt. In der Praxis hat sich diese Methode als sehr erfolgreich erwiesen.
  • Datenanalyse
  • Budgetierung
  • Reporting
  • Szenarioanalyse
  • dir deine GuV, deine Bilanz, deine Cashflow Rechnung und dein Kennzahlen Dashboard ansehen


Datenanalyse

Um dir einen Überblick über dein Unternehmen zu verschaffen solltest du eine umfangreiche Datenanalyse machen. Bei Neugründungen kann dieser Punkt übersprungen werden und gleich mit der Budgetplanung gestartet werden. Zuerst einmal ist entscheidend, welche Daten vorhanden sind und wie weit deine Historie zurückreicht. Die wichtigsten Daten kommen aus deiner Buchhaltung. Zudem kommen noch Bewegungsdaten aus Vertrieb und Einkauf, so wie Personal- und Reklamationsstatistiken hinzu, sofern vorhanden.

Finanzdaten

Die wichtigsten Daten sind die Finanzdaten aus deiner Buchhaltung. Diese Daten kann dir dein Buchhalter oder Steuerberater geben. Am besten in einem der gängigen Datenformate wie csv oder tst. Machst du die Buchhaltung selber, kannst dir die Daten aus deinem Buchhaltungsprogramm laden. Im Optimalfall gibt es eine Historie von mindestens zwei Jahren. Schaut man sich die Daten aus der Buchhaltung genauer an, werden dort oft hunderte verschiedener Konten gebucht, was für eine Detailanalyse auch sinnvoll ist. Für ein übersichtliches Reporting ist das aber eher ungeeignet. Ich empfehle hier die Daten stark zu vereinfachen, indem du ähnliche Konten zusammenfasst. Du musst also kategorisieren. Beispiel: Es werden regelmäßig Strom, Miete, Hausmeister, Müll, etc. auf verschiedene Konten gebucht. All das sind Gebäudekosten. Als Unternehmer interessiert dich am Monatsende nur, was dich dein Gebäude Insgesamt kosten und wie sich die Kosten im Vergleich zum Budget oder der Vormonate verändert hat. Ich empfehle daher alle Aufwandskonten auf maximal 10 – 15 Kostenarten zu kategorisieren. Das ist ein Vorgang der bei SIMPLE Controlling standardmäßig durch alle Vier Stufen des Controllings gemacht wird. Auch die Bilanz solltest du auf wenige Bilanzpositionen gruppieren um auch den Überblick zu bewahren.
Aus diesen Daten kannst du im nächsten Schritt eine Cashflowrechnung zu erstellen. Die Cashflowrechnung gehört zu den wichtigsten Instrumenten im Controlling. Sie zeigt dir an, an welcher Stelle das Geld in dein Unternehmen kommt und an welcher Stelle es dein Unternehmen verlässt. Du kannst mit der Cashflowrechnung sehen, du zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Liquiditätsengpass haben wirst.

Vertriebs- und Einkaufsdaten


Vertriebs- und Einkaufsdaten werden auch als Bewegungsdaten bezeichnet. Diese Daten kommen aus deinem Warenwirtschaftssystem (ERP-System) und zeigen wir wan du welche Menge, zu welchem Preis an welchen Kunden verkauft hast. Wie dein Bestellverhalten und dein Warenbestand aussehen. Mit diesen Daten kannst du deine Wertschöpfungskette (Supply Chain) besser verstehen. Du bekommst aber auch viele Informationen über deine Kunden und Lieferanten. Beispielsweise über das Bestellverhalten, Liefertreue, Wichtigkeit und Abhängigkeit einzelner Lieferanten und Kunden. Personal- und Reklamationsstatistik
Eine gute Personal- und Reklamationsstatistik kann vielseitig eingesetzt werden. In einer Personalstatistik sind alle Mitarbeiter (Extern und Intern) hinterlegt, welche Aufgaben sie wahrnehmen und wieviel Ihrer Zeit sie deinem Unternehmen zur Verfügung stellen. Durch eine gute Reklamationsstatistik werden die Kundenbeziehungen gestärkt und schlechte Lieferanten sichtbar gemacht. Reklamation solltest nach Zeit, Kategorie und Ursache erfassen. Hierfür gibt es spezielle Softwarelösungen. Eine Excellösung funktioniert genauso. All diese Daten können für dein Kennzahlensystem herangezogen werden.

Budgetierung


Mit einer guten Datenanalyse ist man bestens für die Budgetplanung vorbereitet. Viele Erkenntnisse aus der Datenanalyse können auf das Folgejahr hochgerechnet werden. Ich empfehle die definierten Kostenarten aus der Datenanalyse zu übernehmen. Am besten startest du mit deinem Budget im vierten Quartal und planst das Folgejahr. Dabei tust du dich einfacher wenn du deine Planung auf mehrere Teilpläne aufteilt:

  • Absatz und Umsatzplanung
  • Planung der variablen Kosten
  • Personalplanung
  • Fixkostenplanung
  • Bilanz und Cash Flow

Absatz- und Umsatzplanung


Hier kann dir deine Vertriebsstatistik helfen. Du hast eine Vorstellung, welche Mengen zu welchen Preisen abgesetzt werden sollen? Du kennst deine saisonalen Schwankungen? Sehr schön, dann nimm das als Basis für eine monatsgenaue Planung deine Absätze und Umsätze. Die Umsatzplanung bildet die Basis für deine Budgetplanung, da sie die Einnahmen des Unternehmens zeigen, von denen alle anfallenden Kosten abgezogen werden.

Planung der variablen Kosten


Du kennst deine Einkaufspreise oder Stückkosten? Dann kannst du deinen Wareneinsatz durch die geplanten Absatzmengen errechnen. Zusätzliche variablen Kosten entstehen dir durch Frachtkosten, Verpackung, Vertriebsausgaben, etc. Ich empfehle hier den Blick in das Vorjahr. Hier sieht du, wieviel Prozent beispielsweise deine Frachtkosten vom Umsatz ausmachen. Keep it simple. Nutze diesen Prozentsatz für deine Budgetplanung, außer du hast bessere Konditionen mit deinem Dienstleister ausmachen können. Dann solltest du dies berücksichtigen.
Ziehe jetzt alle variablen Kosten von deinem Umsatz ab. Dadurch kannst du deine Marge berechnen. Setzt du die Marge in Bezug auf deinen Umsatz, kommst du zur Marge in %. Die Marge sollte über die Monate möglichst Konstant sein. Gibt es Ausreiser? Dann hat sich eine Kostenart erhöht oder die Umsätze haben sich verändert, ohne einen Effekt auf die Kosten. Achte bei deiner Planung eher auf einen konstanten Prozentsatz. Bei deinen Aktuellen Zahlen solltest du Schwankungen im Auge behalten.

Personalplanung


Personal ist meist der größte Kostenblock eines Unternehmens. Ich empfehle immer erst die Anzahl der Mitarbeiter zu planen, mit denen du im kommenden Jahr ins Rennen gehen willst. Mache hierzu eine Aufstellung, welche Mitarbeiter in jedem einzelnen Monat beschäftigt sein werden. Multipliziere diese Zahl mit den geplanten Gehältern und schlage nochmal 20% für Sozialaufwand drauf, dann bist du auf der sicheren Seite. Gibt es noch ein 13. Monatsgehalt, Urlaubsgeld oder Bonuszahlungen? Auch dies solltest du in deiner Budgetplanung berücksichtigen. Auch auf diese Zusatzzahlungen fallen 20% Sozialaufwand an. Fixkosten
Die übrigen Fixkosten können anhand der gebildeten Kostenarten geplant werden. Viele Dinge wie Miete sind aus dem Vorjahr bekannt und können durchgeplant werden. Mieterhöhungen, gesteigerte Marketingausgaben, etc. müssen natürlich berücksichtigt werden. Sobald du alle Kosten ermittelt hast, kannst du das Ergebnis berechnen. Jetzt wird deutlich, wie gut du geplant hat. Erzielst du einen Gewinn oder fährst du einen Verlust ein. Bei einem Verlust musst du nachbessern, sofern dieser nicht erwartet wird. Also, Umsatz hoch und Kosten runter. Frage dich selbst, wie du deine Umsätze, deine Kosten und deine Prozesse so beeinflussen kannst, um einen Gewinn zu erzielen. Steht dein Gewinn? Dann vergiss bitte die Steuern nicht. Je nach Unternehmen fallen Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer oder Einkommenssteuer an. Dies wird oft unterschätzt und sollte bei der Planung berücksichtigt werden. Insbesondere Vorauszahlung, die das Finanzamt oft nicht zu deinen Gunsten berechnet, können starke Auswirkungen auf deine Liquidität haben.

Bilanz und Cashflow


Das Thema Bilanz und Cash Flow sind recht umfangreiche Themen. Es würde jetzt den Rahmen sprengen, das Ganze im Detail zu erklären. Folgende Dinge solltest du bei der Planung bei deiner Bilanz beachten. Gibt es neue Investitionen? Diese erhöhen das Analagevermögen. Investitionen erhöhen deine Abschreibunge, die du wiederrum in deine GuV berücksichtigen solltest. Gibt es zusätzliche flüssige Mittel in Form von Einlagen oder Bankkredite oder wird Geld in Form von Privatentnahmen oder Gewinnausschüttungen entnommen. Neue Kredite erhöhen wieder die Zinsen, was sich negativ auf deine GuV auswirkt. Kaufst du Unternehmensanteile? Auch das musst du berücksichtigen. Wie ändert sich der Lagerbestand, wenn meine Umsätze steigen? In diesem Fall ändern sich auch deine Forderungen und Verbindlichkeiten. Das kann man grob abschätzen oder anhand verschiedener Kennzahlen berechnen. Zugegeben, die Planbilanz ist alles andere als einfach zu erstellen. Deshalb, wie gesagt, gibt es hierzu einen separaten Beitrag.
Hast du die Bilanz fertig, kannst du deine Cashflowrechnung erstellen. Sie zeigt dir ob es in deiner Planung zu einem Liquiditätsengpass kommt oder nicht. Sorry, auch hier wieder ein gesonderter Beitrag über den Cash Flow. Die Cash Flow Rechnung zeigt alle Zahlungsströme, die deinem Unternehmen zufließen und verlassen.

Reporting


Auch besser bekannt als Soll-Ist-Vergleich. Hier werden die frischen Daten aus der Buchhaltung mit dem Budget oder dem Vorjahr verglichen. Die Daten kommen wieder vom Buchhalter oder vom Steuerberater. Um die Daten vergleichbar zu machen, solltest du sie wieder kategorisieren, wie vorhin beschrieben.

Der Vergleich zum Budget

Hier werden die frischen Zahlen aus der Buchhaltung mit dem Budget verglichen. Der Vergleich zeigt, ob deine Abschätzung im Budget richtig war oder nicht. Hast du negative Abweichungen kannst du durch den Soll-Ist-Vergleich einfach feststellen, woher die Abweichung kommt. Ein genauer Blick verrät dir schnell, warum es zu einer Abweichung gekommen ist. Damit kannst du Maßnahmen definieren, um der Abweichung entgegen zu wirken. Prüfe alle Kostenarten und Umsätze nach dieser Methode. Auch die Abweichungen in deiner Bilanz und Cash Flow Rechnung solltest du dir ansehen. Wie verändern sich beispielsweise deine Lagerbestände oder deine Forderungen und Verbindlichkeiten im Vergleich zum Budget. Besonders die Auswirkungen auf den Cashflow sind sehr wichtig. Hier kannst du sehen, Ob sich die Zahlungsströme negativ oder positiv auf dein Bankkonto auswirken.

Vergleich zur Vorperiode

Auch sehr hilfreich sind Vergleiche zu einem vergangenen Zeitraum. Vergleichst du deine aktuellen Daten mit den Daten aus dem Vorjahr, kannst du sehen ob dein Unternehmen gewachsen ist oder nicht. Wenn du zwei ganze Jahre miteinander vergleichst, spielen saisonale Schwankungen keine Rolle mehr. So siehst du genau, ob dein Unternehmen gewachsen ist oder ob es stagniert, auch wenn das Budget nicht erreicht wurde.
Hilfreich ist auch der direkte Vergleich zum Vormonat oder zu den vergangenen drei Monaten. Dieser Blick ist besonders für die Kostenentwicklung interessant. Du kannst hier genau beobachten, wie sich Kostenarten entwickeln. Bleiben sie konstant oder gibt es einen schleichenden Anstieg.

Monatliches Phasing

Für das eben genannte Problem ist das monatliche Phasing sehr hilfreich. Beim monatlichem Phasing Stellst du deine monatlichen Daten nebeneinander. So kannst du die monatliche Entwicklung der Umsätze, Kosten und Gewinne sehen. Schaue dir so das ganze Geschäftsjahr an. Auch mehrere Jahre kannst du nebeneinander betrachten.

Arbeiten mit Diagrammen

Speziell beim monatlichen Phasing sind grafische Hilfsmittel sehr sinnvoll. Sie zeigen ganz genau auf, wo die Reise hingeht. Aber auch beim Soll-Ist-Vergleich zeigen Grafiken deutlich deine Situation an. Nimmst du in deine Grafik noch den Budget- oder den Vorjahreswert mit auf, siehst du den direkten Vergleich zu beiden Größen. In Excel gibt es sehr exotische Diagramme in allen Farben und Formen. Ich empfehle ein einfaches Linien oder Balkendiagramm zu verwenden. Werden mehrere Kostenarten betrachtet, bietet sich ein gestapeltes Balkendiagramm an. Hier gilt „Weniger ist mehr“. Stelle maximal vier Größen in einer Grafik parallel dar. Hast du mehr Größen die du zeigen möchtest, erstelle besser mehrere Grafiken.

Kennzahlen


Kennzahlen sind ein sehr beliebtes Mittel im Controlling. Es gibt sie in unterschiedlichsten Formen und Farben. Der Vorteil einer Kennzahl ist, dass monetäre (Buchhaltungsdaten) mit nicht monetären Daten (Vertriebsstatistik / Personaldaten) miteinander kombiniert werden können. Oftmals werden sie auch in einem Dashboard gesammelt. Ein Dashboard oder auch Management Cockpit ist eine Ansammlung von Kennzahlen und Diagrammen, die auf einer DinA4- oder einer Bildschirmseite dargestellt werden können und seinem Betrachter ein Maximum an Informationen vermitteln soll.
Eine Kennzahl ist meist eine Relative Zahl, die in Bezug zu einer anderen Größe steht. Dabei können verschiedene Komponenten aus gleichen oder unterschiedlichen Bereichen miteinander kombiniert werden. Umsatz kann beispielsweise in Bezug auf die Anzahl der Vertriebsmitarbeiter gesetzt werden. So kannst du feststellen, wieviel Umsatz jeder Vertriebsmitarbeiter erwirtschaftet und das Ganze mit deinem Budget oder mit dem Vorjahr vergleichen. Es gibt sehr viele Kennzahlen. Ich werde zu einem späteren Zeitpunkt einen separaten Blogeintrag zu diesem Thema schreiben, da es hier wieder den Rahmen sprengen würde. Bei der Auswahl der richtigen Kennzahlen kommt es darauf an, welche Daten in deinem Unternehmen vorhanden sind und was für eine Art von Unternehmen du hast. Bist du ein produzierendes Unternehmen, ein Handelsunternehmen oder bist du eine Agentur? Je nach Unternehmen und Branche sollte ein individuelles Kennzahlendashboard zusammengestellt werden.

Kosten für Controlling

Controlling muss speziell für KMU und StartUps bezahlbar bleiben. Aber wie stellt man das an? Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Controlling ist Chefsache

In diesem Fall übernimmt der Geschäftsführer oder ein Mitglied des Managements das Controlling. Controlling kann sehr zeitintensiv sein und nötigt seinem Anwender auch eine gewisse Erfahrung ab, besonders wenn ein Geldgeber monatlich Auswertungen haben möchte. Der Geschäftsführer sollte sich eher mit seinen Kernaufgaben befassen. Ein externes Controlling verursacht zwar Kosten, führt aber meist recht schnell zu guten und anerkannten Ergebnissen. Wiegt man diese Kosten mit der eingesetzten Zeit des Geschäftsführers auf, ist das externe Controlling die bessere Wahl.

2. Steuerberater

Auch Steuerberater bieten gelegentlich Controlling als Dienstleistung an. Steuerberater sind auf Ihrem Gebiet (Steuern) meist Experten, aber nicht zwingend wenn es um Controlling geht. Ein gutes Controlling betrachtet nicht nur Finanzdaten, sondern bedient sich unterschiedlicher Datenquellen ab, auf die der Steuerberater erst mal keinen Zugriff hat. Auch die Stundensätze eines Steuerberaters sind nicht günstiger als die eines externen Controllers.

3. Controller in Festanstellung

Die dritte Möglichkeit ist der Controller in Festanstellung. Das ist eine gute Möglichkeit, um sich ein ganzheitliches Controlling aufzubauen, aber mit Abstand die teuerste Variante. Ein Absolvent der Betriebswirtschaft kostet im Jahr mindestens €40.000 ohne Erfahrung. Ein erfahrener Controller liegt das schon bei ca. €60.000. Das macht in einem größeren Betrieb Sinn, für ein kleines Unternehmen ist es meist zu teuer.

4. Externes Controlling

Für KMU’s und StartUps ist das die beste Variante. Es gibt hier die Möglichkeit sich für wenig Geld ein funktionierendes Controlling einzukaufen. Externe Controller sind reich an Erfahrung, da Sie viele Unternehmen betreuen und sind je nach Bedarf sehr flexibel einsetzbar. Ein Externer Controller kostet weniger als wenn du eine 450 Euro Kraft damit beschäftigst. Bei SIPMPLE Controlling bekommst du für diesen Betrag schon einsehr umfangreiches Paket. Der Einstieg in die Welt des Controlling fängt bei SIMPLE Controlling schon deutlich niedriger an.

Einfachheit

Zuletzt noch der Punkt Einfachheit. Einfachheit ist die höchste Form der Vollendung. Das hat schon Leonardo DA Vinci vor über 500 Jahren erkannt. Etwas einfach zu machen ist nicht leicht. Ein gutes Controlling muss einfach, transparent und für jeden verständlich sein. Und genau das haben wir von SIMPLE Controlling uns auf die Kappe geschrieben. Ein Controlling sollte so aufgesetzt sein, dass es ein Schulkind versteht. Nur so findet Controlling die nötige Beachtung und Akzeptanz, die es verdient.
Du brauchst Unterstützung beim Aufbau deines Controllings? Dann kontaktiere uns.


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